Sunum Teknikleri

İster üniversitede proje-tez sunumu olsun, ister profesyonel hayatta şirket içi ya da şirket dışı sunum olsun bu yazıyı okuyan her kişi eminim en azından 1 kez bir sunumun anlatıcı tarafında olmuştur. Ve de yine eminim ki dinleyici olarak katıldığımız sunumlarda birçok kez sıkılmış ve ''bitse de gitsek'' moduna girerek vaktimizi bu sunumda boşa harcadığımız hissine kapılmışızdır. İşte ben de bu noktada dinleyicilerimizin(hepsinin olmasa da en azından çoğunluğun) sıkılma noktasından her daim uzak kalmaları için ve de sunumumuzun ciddi anlamda emek harcanarak hazırlandığının farkına varılması için birkaç ipucu vermeye çalışacağım.


Öncelikle sunum yapmanın ustası olmak veya her sunumdan başarıyla çıkmak gibi bir iddiam yok; sadece katıldığım eğitimlerden ve de katıldığım başarılı sunumlardaki kişisel gözlemlerimden ufak bir rehber oluşturma çabamdır bu. Bu konuda sanırım 3 eğitime katıldım:

1. 2009, Avea IdeaAvea yarışmasında ön elemeyi geçen tüm ekiplere verilen sunum teknikleri eğitimi
2. 2009, Anadolu Hayat Emeklilik, şirkete katıldıktan sonra sektöre alıştırma tadındaki eğitimler içerisinde yer alan bir eğitim. Show TV'de çalışmış bir adam vermişti.
3. 2010, İstanbul Kültür Üniversitesi MBA programı kapsamında aldığım Organizasyonel Davranış dersinde.

Geyiği geçip tekniklere gelelim...

0. HAZIRLANMA BÖLÜMÜ

Bu kısım da en az sunum yapma kısmı kadar önemli aslında. Yapılması gerekenler ise oldukça basit:

• Sunumuzun alt yapısını oluşturmak. Bu noktada kullandığınız yazılıma bağlı olarak çok fazla seçeniğiniz olacaktır. Unutulmaması gereken ise okunabilirliğin asla feda edilmemesi gerektiğidir. Arka plan ve yazı rengi uyumu, yazı karakteri büyüklüğü bu kapsamda dikkatle seçilmelidir.
• Yaptığınız sunumun ciddiyet seviyesine uygun şablonlar seçmek önemlidir. Rengarenk, çiçekli böcekli şablonların kullanıldığı sunumlar da olabilir; sadeliğin ön plana çıktığı az renkli sunumlar da. Yeter ki sunum yaptığınız konuma uygun olsun.
• Yazım hataları çok basit hatalar gibi görünse de sunumu hazırlamak için verilen emeğin, dolayısıyla da dinleyicilere duyulan saygının azlığına işaret edeceğinden bu basit konuyu basit bir şekilde, yazılımınızın el verdiği yazım denetleme imkanlarını kullanarak çözebilirsiniz.
• Sayfaların köşesine mutlaka hangi sayfada olduğunuzu ve toplam sayfa sayısını yazınız. Böylelikle kalan sayfa sayısı belli olacağından çıkacak olanlar erken sayfalarda çıkacak ve siz tam toparlama bölümündeyken çıkıp gitmeler sebebiyle oluşan dikkat dağınıklıkları oluşmayacaktır.
• Sunumuzu mutlaka en az bir kez size ayrılan süreyi de dikkate alarak sunum öncesi kendi kendinize yapmanızın önemini sanırım anlatmaya gerek yok.
• Eğer imkanınız olursa sunum yerini incelemek, ihtiyacınız olacak bağlantıları ve sunum cihazını kontrol etmek sunum esnasında oluşacak aksaklıkları önlemenin yanında sunum öncesi gerginliğinizi ortama hakim olmanız sebebiyle azaltacak ve kendinize güveninizi arttıracaktır.
• Ses tonunuzu iyi ayarlamanız da belki de en önemli teknik olduğundan çok sunum yapmamış bir insansanız önceden deneme yapmak oldukça işinize yarayacaktır. Tekdüze devam eden bir ses tonunun iticiliğini hepimiz yaşamışızdır. İnişli çıkşlı, vurgulu ve de bağırmaya kaçmadan kendini duyuran bir ses tonu size harika geri bildirimler getirecektir.

1. ISINMA BÖLÜMÜ

Her konuda olduğu gibi başlamak çok önemli olduğundan şu şekilde bir başlangıç uygulanabilir;

• Can alıcı bir soru veya cümle ile
• Sunum yapılan kurum veya topluluğa uygun bir espri ile
• Günlük hayattan bir haber ile 
• İlginç olduğunu düşündüğünüz bir istatistik ile

sunuma başlamak hem kitlenin dikkatini üzerinize çekmek hem de eğer varsa stresinizi azaltmak adına güzel bir başlangıç olacaktır.

Devamında kendinizi çok abartılı bir uzunlukta olmayacak şekilde anlatıp ne kadar süre sahnede kalacağınızı ve/veya kaç sunum sayfanızın olduğunu bildirdikten sonra asıl sunuma girişebilirsiniz. Süreyi bildirmek, çoğu kişinin  atladığı ama bence kilit bir konu. İnsanların sunum gibi eğlendirmek yerine eğitmek-bilgi vermek amaçlı olgularda süreyi bildiklerinde kendilerini daha iyi odakladıklarını ve sıkılma oranlarını daha başarılı ayarladıklarını düşünüyorum.

2. AKTARMA BÖLÜMÜ

Bu bölüm en uzun süren bölümünüz olacağı için sıkılmaların ve konudan kopmaların en çok yaşanacağı bölüm olacağından dikkatli olmanız şart. Dikkat dağılmasını önlemek için

• Dinleyicilere sorular yöneltebilirsiniz
• ''Kimler araba kullanıyor?'' tarzı genel sorular olabilir
• Doğrudan, yakınınızdaki bir dinleyiciye özel bir soru olabilir.

Tabi tekil kişiye yöneltilen soru daha riskli olacağından soru sorduğumuz kişinin yönetim piramidinin en tepesindeki kişi olması yerine daha aşağılardan olması sizin için daha faydalı olacaktır. Ayrıca burada sorulan soru kimseyi bilememesi durumunda küçük düşürmeyecek ve çok da fazla düşünmesini gerektirmeden cevaplayabileceği bir soru olmalıdır.

Yine bu bölümde ister sunum üzerinde isterse dinleyicilerle etkileşimli bir şekilde örnek uygulamalar yapmak en etkili çözüm olacaktır. Ancak sakın dakikalar süren video izletmeye veya ses kaydı dinletmeye kalkışmayın lütfen.

Son olarak belki de bence en önemli şey word sayfası hazırlar gibi kelimelerle hatta metinlerle dolu sunum sayfası hazırlamak. Bunun bence 2 sebebi var:

1. İyi niyetli bir tavırla dinleyiciyi bilgiye boğma ve dolayısıyla sunumdan birçok şey kazanmaları isteği
2. Sunuma iyi hazırlanamamaktan dolayı sunum esnasında okuyup konunun anında hatırlanacağı ve böylece az emekle çok işi yapılabileceği düşüncesi.

Tahmin edeceğiniz üzere ikisi de yanlış. 2. madde yeterince açık olduğundan 1.'nin yanlışlığını anlatmak istiyorum.

Dinleyiciler vermek istediğiniz bilgiyi veya mesajı sunum sayfalarından değil sizden almalılar. Eğer sayfalardan bilgi alacak olsalardı onlara bir pdf göndermeniz çok daha isabetli olacaktı, zira şu an sizin sunumuzda olmak yerine daha uygun bir zamanda yayınınızı okuyabilirlerdi.

Bir diğer sebebin ise sunum araçlarının amacının yanlış anlaşılmasında yatıyor olduğunu düşünüyorum. Şöyle ki; bu araçlar sadece sunum yapan kişiye konudan sapmaması, belirlediği sırayı karıştırmaması veya konu atlamaması için yapılmış yardımcılardır. Uzun uzadıya açıklamaları sunum sayfasına eklemek yerine siz anlatın, böylelikle dinleyicinin sayfadakileri okurken sizin söylediklerinizi kaçırmasını da önlemiş olursunuz. Ayrıca benim gibi sunumlara eleştirel gözle bakan dinleyicilerin uzuuun bir yazı gördüğünde başka şeylerle ilgilenerek sunumdan kopmasına da engel olursunuz.

Sayfalarda, word veya pdf ile anlatmanın görece zor olduğu grafikler, yorumlamaya ihtiyaç duyulan tablolar koymak ve de metin olarak size anlatırken, dinleyicilere ise dinlerken takip etmekte yardımcı olacak olan konu başlıklarını sıralamak ya da vermek istediğiniz kilit mesajı güzel bir fontla eklemek en iyi çözüm olacaktır. Dinleyici ne kadar az şey okursa o kadar çok sizi dinler. Ek olarak, sunum sayfalarının sunumdan sonra dinleyicilerinizin erişimine açılıp onlara bilgi aktarmak gibi bir zorunluluğu olmadığını bilmeniz gerekliliğidir. Bu iş için önceden dediğim gibi word-pdf dosyası veya bir web sitesi çok çok daha iyi bir araç olacaktır.
 
3. TOPARLAMA BÖLÜMÜ

Bu kısım kalıcılığı yüksek bir bölümdür ve de başlamak gibi bitirmek de çok önemlidir. Dolayısıyla bu bölümü kısa tutmak ve en çok akılda kalmasını istediğiniz mesajları tekrar etmeniz çok önemlidir.

4. SORU-CEVAP BÖLÜMÜ

Türk insanına özgü bir durum mudur bilemiyorum ama genelde bizde soru cevap bölümü pek bir zorlama gelir dinleyicilere. Sorusu olsa bile belki de ilk olmak istemediği için sormaz dinleyiciler. Tabi ortamına ve sunum yapan kişiye bağlı olarak çok değişken bir durum bu.

Soru almak bir sunumun başarıya ulaştığının ölçütlerinden olduğunu düşünüyorum ve yaptığım bir sunuma soru gelmediğinde her şeyin anlaşılıp üstü örtülü hiçbir nokta kalmadığı düşüncesi yerine başarısız bir sunum yaptığım ve dinleyicilerin ilgisini yeterince çekemediğimi düşüncesi hakim oluyor; bu yüzden soru almanın kişisel tatmin açısından da önemli olduğunu hatırlatmak istiyorum.

Soru cevap bölümüne geçtiğinizde eğer soru gelmiyorsa sunumu bitirmek yerine ortaya bir soru atıp cevaplamak daha güzel bir davranış olacaktır ve dinleyicilerin eğer varsa endişelerini kırıp size soru yöneltmelerine yol açacaktır.

Diyelim ki iyi senaryo gerçekleşti ve sorular gelmeye başladı. Bu noktada hakimiyetinizi yitirmemek adına yapılabilecekler ise:

• Öncelikle halen sizin sunumunuz devam ediyor ve soru soran kişi dışında da bir salon dolusu dinleyiciniz olduğunu unutmamanız gerektiği. Dolayısıyla soruyu herkesin duymasını sağlamalı, eğer imkanlar yetersizse soruyu önce siz tekrarlamalı ve sonrasında da cevaplamalısınız. 
• Süreyi aşmamak ve değişik sorulara yer verebilmek için cevabının uzun süreceğini anladığınız veya tatmin olmayan bir dinleyici ile karşı karşıya olduğunuzu fark ettiğiniz anda kibar bir dille sunum sonrasında konuşmak istediğinizi belirtebilirsiniz.
• Cevabınızın ardından ''umarım sorunuzu yanıtlayabilmişimdir'' şeklinde bir bitiriş de oldukça hoş karşılanacaktır.

Bu yazıyı şimdilik burada noktalıyorum ancak ilerleyen zamanlarda aklıma geldikçe, yeni bilgiler edindikçe ve de sunum yapan başarılı ve başarısız örnekleri gözlemledikçe bu yazıyı güncelleyeceğim.

Tüm yazdıklarım tamamen kişisel düşüncelerimi yansıtır, doğruluğunu veya geçerliliğini denetlemek sizin sorumluluğunuzdadır.

Başarılı sunumlara imza atıp dinleyicilerin belleklerinde yer edinmeniz dileğiyle...